RPA trong quản lý tài liệu: Xu hướng tất yếu của kỷ nguyên số
Trong thời đại dữ liệu và chuyển đổi số bùng nổ, quản lý tài liệu trở thành bài toán quan trọng với mọi tổ chức – từ doanh nghiệp đến viện nghiên cứu, phòng thí nghiệm hay cơ quan nhà nước. Việc xử lý hàng nghìn tài liệu giấy, email, biểu mẫu số, báo cáo… không chỉ đòi hỏi độ chính xác cao mà còn cần tốc độ và khả năng truy xuất nhanh. Đó là lý do RPA (Robotic Process Automation) đang trở thành giải pháp chiến lược trong hiện đại hóa và số hóa quy trình quản lý tài liệu.
1. Quản lý tài liệu truyền thống: Tồn tại nhiều bất cập
Xử lý thủ công gây chậm trễ và sai sót
Dữ liệu không đồng bộ, phân mảnh giữa các hệ thống
Tài liệu dễ thất lạc, khó truy xuất hoặc bị trùng lặp
Khó đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý chất lượng như ISO, GLP, GMP…
2. RPA là gì và tại sao phù hợp để quản lý tài liệu?
RPA là công nghệ phần mềm mô phỏng thao tác con người trên máy tính để tự động hóa các tác vụ lặp lại như nhập liệu, tìm kiếm, sao chép, lưu trữ hoặc xử lý văn bản. Trong quản lý tài liệu, RPA có thể:
-
Tự động phân loại, gán nhãn, đặt tên tài liệu
-
Trích xuất nội dung từ PDF, scan, email…
-
Nhập dữ liệu vào hệ thống lưu trữ (DMS, LIMS, ERP…)
-
Tạo chỉ mục và đồng bộ hóa tài liệu giữa các nền tảng
3. Ứng dụng cụ thể của RPA trong quản lý tài liệu
Số hóa tài liệu giấy và tự động lưu trữ
-
Kết hợp OCR và RPA để chuyển đổi tài liệu in thành văn bản số.
-
Phân loại theo loại hồ sơ (hợp đồng, mẫu thí nghiệm, chứng từ…).
-
Tự động lưu vào thư mục đám mây hoặc hệ thống nội bộ đúng cấu trúc.
Xử lý tài liệu từ email và form điện tử
-
Trích xuất file đính kèm, phân tích nội dung email.
-
Tự động chuyển file đến đúng bộ phận hoặc lưu trữ vào thư viện số.
Tích hợp và đồng bộ hóa tài liệu giữa các hệ thống
-
Giao tiếp với phần mềm quản lý tài liệu (DMS), LIMS, hệ thống nhân sự, kế toán…
-
Cập nhật thông tin theo thời gian thực và tránh trùng lặp dữ liệu.
Tăng tốc truy xuất và kiểm soát tài liệu
-
Tạo chỉ mục, gắn thẻ tài liệu để dễ dàng tìm kiếm.
-
Theo dõi lịch sử chỉnh sửa, truy cập và truy vết phiên bản.
4. Lợi ích khi áp dụng RPA
Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Giảm thiểu sai sót và thất lạc tài liệu
Nâng cao khả năng tuân thủ và kiểm soát chất lượng
Tăng hiệu quả truy xuất, phân tích và chia sẻ tài liệu
Góp phần xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ (paperless)
5. RPA – Nền tảng cho chuyển đổi số tài liệu toàn diện
Tích hợp RPA không chỉ giúp xử lý tài liệu nhanh hơn, mà còn tạo hệ sinh thái dữ liệu kết nối chặt chẽ – nơi các bộ phận như nghiên cứu, pháp chế, kế toán, nhân sự… có thể truy cập thông tin đồng bộ – tức thời – an toàn.
Điều này đặc biệt quan trọng với các tổ chức KH&CN, doanh nghiệp đổi mới sáng tạo, hay đơn vị đang hướng đến chuẩn quốc tế như ISO 9001, ISO/IEC 27001, GLP, GMP.
Liên hệ ngay APAC: